Cara Menggunakan Microsoft Excel

A. Menu dan icon pada Microsoft Excel
   1. Judul
Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.
2. Office Button
Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.
3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)
Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
4. Toolbar
Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.
5. Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6. Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7. Cell
Cell Aktif Penggulung vertikal
8. Lembar aktif
9. Nama Range
10. Fungsi
11. Penggulung
12. Nomor Baris
13. Nomor Kolom
B. Membuat dokumen pengolah angka
Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :
C. Penerapan Microsoft Excel
Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.
Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.
2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell
Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.
Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.
Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2.
3. Penggunaan format Tabel dan Cell
Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini.
Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara :
Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border.
Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell.
4.      Penggunaan Rumus dan Fungsi
Rumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.
1.       Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang Fungsi:
+          Penjumlahan
-           Pengurangan
*          Perkalian
/           Pembagian
^          Perpangkatan
%         Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang
(-).
  2.         Macam-macam formula
1. =SUM(…)
Fungsinya        : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh            : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5
  sampai sel H15
Penulisan         : =SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya        : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh            : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai
  yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan         : =COUNT(B5:B15)
3. =MAX(…)
Fungsinya        : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh            : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari
  sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel
  F17
Penulisan         : =MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya        : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh                        : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari
sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan         : =MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya        : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh            : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari
  sel A11 sampai A17
Penulisan         : =AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya        : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam
  daftar argumennya menjadi bilangan mutlak
  (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh            : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara
  mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel
  F17
Penulisan         : =ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya        : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan
  X tidak boleh negatif
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan         : = SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya        : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan
  sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat
  atau tidak)
Bentuk umum: =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh            : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu
  sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa
  dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan
  sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama
  dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan
  sebaliknya.
Penulisan         : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
  (artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan
  60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka
  GAGAL)
Keterangan :
Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya        : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh            : =DATE(73,8,11) à 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value; table_array;
             Col_index_num; Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array;
  Col_index_num; Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
  dari sebuah kiri
Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
  sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan         : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
  dari sebuah kanan
                                    Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
  sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan         : =RIGHT(F17;3) à hasilnya ari
14. =MID(…;…;…)
Fungsinya        : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu
  dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum: =MID(teks;start_number; number_char)
Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter baru yang
  ada di sel F17 (Februari)
Penulisan         : =MID(F17:3:3)
5. Menyimpan Dokumen
Untuk menyimpan dokumen klik Save  . Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :
·         Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.
Untuk memberi nama  pada file ketikkan nama yang  diinginkan dalam kotak  File name, lalu tekan tombol Save.
·         Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format penyimpanan lain maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save as dan pilih format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft Excel 97-2003